Technika 5 why: kiedy jest stosowana?
Dzisiaj chcielibyśmy podkreślić zalety techniki 5 Why, metody badającej źródła konfliktów. W szczególności bada ich podstawowy związek przyczynowo-skutkowy.
Innymi słowy, jest to narzędzie, które umożliwia grupowe uczestnictwo różnych zaangażowanych podmiotów w celu śledzenia przyczyn, aż do źródła problemu. Ponieważ nie wymaga wielu zasobów, technika jest szeroko stosowana w różnych środowiskach pracy. Przyjrzyjmy się bliżej, o co w tym wszystkim chodzi.
Na czym polega technika 5 Why?
„The 5 Why” to technika rozwiązywania problemów stworzona przez Sakichi Toyodę, którą zaczęto stosować w fabryce samochodów Toyoty w celu optymalizacji produkcji. W szczególności ma na celu odkrycie, jakie przeszkody opóźniają lub uniemożliwiają poprawę wydajności.
Jest to metoda, która stara się wyjść poza pozorne przyczyny. Polega na zadaniu 5 pytań dotyczących problemu. W ten sposób ma na celu dotarcie do korzeni. Pozwala zrozumieć, że istnieje coś, co działa jako efekt kaskady i wyzwala lub utrzymuje resztę problemów.
Tak więc po zidentyfikowaniu źródła można interweniować, aby zmienić sytuację. Jest to technika zalecana do wyszukiwania przyczyn komplikacji, a nie na etapie koncepcji lub rozwoju.
Podoba Ci się ten artykuł? Sądzimy, że może Ci się również spodobać przeczytanie: Darwinizm społeczny: idea, która nigdy nie powinna była istnieć?
Znaczenie i zalety techniki 5 why
Dzięki technice 5 razy dlaczego badany jest cały łańcuch powiązań między przyczyną a skutkiem. Niesie to ze sobą kilka korzyści. Poniżej opowiemy Ci wszystko na ten temat.
Technika ta bada różne przyczyny i rozwiązania
Kiedy zaczynasz badać różne przyczyny, odkrywasz trudności i przeszkody, które mają związek z wieloma problemami. Dlatego nie jest to odczyt liniowy, ale można go wzbogacić o różne składowe.
Dzięki temu istnieje większa szansa na wprowadzenie poprawek i sukces we wdrażanych rozwiązaniach lub ulepszeniach.
Obejmuje przegląd problemów
Ta technika nie sprowadza problemu do bezpośredniej przyczyny. Eksplorując całą jego złożoność, zapewnia holistyczne spojrzenie, a tym samym prowadzi do bardziej optymalnych rozwiązań.
Jest łatwa w aplikacji
Kolejną zaletą jest to, jak łatwo jest ją zastosować. Zadając proste pytania, można wyjaśnić kwestię, o której być może nikt wcześniej nie pomyślał.
Należy wziąć pod uwagę, że aby wykorzystać dostępną wiedzę, trzeba rozmawiać z odpowiednimi ludźmi, którzy znają się na procesach i biorą w nich czynny udział.
Poprawia samopoczucie pracowników
Zainteresowanie wdrażaniem usprawnień w miejscu pracy wynika nie tylko z produktywności na poziomie ekonomicznym. Chodzi też o poprawę samopoczucia i motywacji pracowników. Zapobiega to problemom z wykonywaniem pracy, które później prowadzą do absencji.
Jak zastosować technikę 5 Why do rozwiązywania problemów
Aby zastosować technikę 5 pytań, dobrze jest założyć grupę roboczą, aby mieć zbiorową wizję i różne punkty widzenia na źródło problemu. Następnie zacznij zadawać pytania.
Z różnych powodów, które się pojawiają, można utworzyć rodzaj diagramu, który pozwala na wizualizację przyczyn. Dobrym pomysłem jest użycie tablicy, aby każdy mógł je zwizualizować, a przede wszystkim, aby każdy mógł przyczynić się do odkrywania nowych przyczyn lub ognisk konfliktu.
Wówczas priorytetem stają się najpilniejsze i niezbędne interwencje. Chodzi o to, że nie można zająć się wszystkim jednocześnie. Oczywiście, gdy już zdecydujesz się na kierunek działań, będziesz musiał wdrożyć zmiany i monitorować ich wpływ.
Dobrym pomysłem jest również wyjaśnienie, dlaczego używasz tej techniki. To uspokoi zaangażowane osoby. Pamiętaj, że nie jest to narzędzie, które ma na celu obwinianie. Ma raczej pomóc w zrozumieniu, jak i dlaczego dzieje się tak, jak jak się dzieje.
Należy jednak pamiętać, że chociaż jest to kwestia 5 why, najważniejsze jest znalezienie relacji przyczyna-problem. Czasami oznacza to więcej lub mniej pytań niż proponowana liczba 5. Równie ważna jest kwestia określenia, nad którymi odpowiedziami należy się zastanowić i które zgłębić nieco bardziej.
Przykłady zastosowania techniki 5 Why
Oto kilka przykładów zastosowania techniki 5 Why
Przykład nr 1
- Dlaczego pracownicy nie składają raportów na czas? Bo mają za dużo spotkań dziennie.
- Dlaczego mają tyle spotkań dziennie? Ponieważ muszą dzielić się postępami w swoich działaniach.
- Dlaczego muszą dzielić się postępami w swoich działaniach? Ponieważ nie mają systemu komunikacji i zarządzania informacjami, w którym mogliby przesyłać swoje raporty.
- Dlaczego nie mają systemu zarządzania komunikacją i informacjami, w którym mogliby przesyłać swoje raporty? Ponieważ nie przeznaczono inwestycji na jego stworzenie.
- Dlaczego nie ma inwestycji? Ponieważ obszar nie uważa za konieczne zmiany swoich procesów.
Tak więc z tych pytań zadawanych „tam i z powrotem” można wywnioskować, że przyczyną jest fakt, że obszar roboczy nie uważa za konieczne modyfikowania swoich procesów, aby były bardziej wydajne.
Znając więc przyczynę, która uniemożliwia lepszą wydajność, można pomyśleć o jej rozwiązaniu w skuteczny sposób i usprawnieniu organizacji.
Przykład nr 2
- Dlaczego jest tak wiele skarg klientów? Ponieważ występują opóźnienia w dostawie produktów.
- Dlaczego są opóźnienia w dostawie? Bo nie ma możliwości skompletowania paczek na czas.
- Dlaczego nie ma możliwości skompletowania paczek na czas? Bo mamy za mało personelu.
- Dlaczego mamy za mało personelu? Ponieważ dział kadr nie zainicjował procesu rekrutacji.
- Dlaczego tego nie zrobili? Bo oni też mają za mało personelu.
Tutaj również możliwe jest zidentyfikowanie przyczyny opóźnień, które wpływają na jakość usług. Można także określić, co należałoby z tym zrobić.
Sądzimy, że może Ci się spodobać również ten artykuł: Obsesja na punkcie pieniędzy: co to jest i jak sobie z nią radzić?
Znaczenie wdrażania zmian
Po konsultacjach z ludźmi na temat przyczyn i problemów, które uniemożliwiają lepszą wydajność w miejscu pracy, ważne jest, aby być konsekwentnym i wdrażać niezbędne zmiany.
W przeciwnym razie często pojawia się wrażenie, że to wszystko jest „farsą”, a ludzie tracą motywację i czują niechęć do współpracy przy kolejnych okazjach.
Dobrym sposobem na stawienie czoła zmianom w zarządzaniu mogą być na przykład postulaty filozofii Lean, która polega na eliminowaniu wszystkiego, co niepotrzebne i nie generuje wartości.
Bez względu na to, jaką drogą podążamy, należy również wziąć pod uwagę rzeczywistość i kulturę korporacyjną. Wynika to z faktu, że niektóre środki nie zawsze są odpowiednie lub możliwe.
Wszystkie cytowane źródła zostały gruntownie przeanalizowane przez nasz zespół w celu zapewnienia ich jakości, wiarygodności, aktualności i ważności. Bibliografia tego artykułu została uznana za wiarygodną i dokładną pod względem naukowym lub akademickim.
- Card, J. A. (2016). The problem with “5 whys”. BMJ Quality and Safety.
- Serrat, O. (2017). The Five Whys Technique. In: Knowledge Solutions. Springer, Singapore. https://doi.org/10.1007/978-981-10-0983-9_32
- Catalán, J. P., & Aparisi, M. G. (2019). Análisis de causa raíz. Técnicas y relación con los sistemas de gestión y las no conformidades.