Co zrobić, aby lepiej zarządzać swoim czasem?

Wiedza na temat tego w jaki sposób zarządzać swoim czasem, aby zwiększyć swoją produktywność, to umiejętność, której może nauczyć się każdy z nas. Oto kilka strategii, które pomogą Ci ją opanować.

Czy masz wrażenie, że nie masz wystarczająco dużo godzin w ciągu dnia, aby wykonać wszystkie czekające na Ciebie zadania? Czy trudno jest Ci zarządzać swoim czasem?

Jeśli jesteś jedną z taki osób, to najwyższa pora, aby przemyśleć swoją rutynę. Jeżeli poszukujesz sposobów na lepsze zarządzanie swoim czasem, musisz wziąć się w garść i wykazać się dyscypliną.

Klucz stanowi właściwe zarządzanie godzinami w ciągu dnia i ich wykorzystywanie. Poniżej znajdziesz kilka strategii, które pomogą Ci się za to zabrać.

Dlaczego może brakować Ci czasu?

Istnieje kilka czynników, które sprawiają, że nie jesteśmy w stanie jak najlepiej wykorzystać wszystkich godzin w ciągu dnia. Większość z nich wiąże się z tym w jaki sposób zarządzamy naszym czasem.

Do najczęstszych z nich zaliczamy:

Brak organizacji

Czy zazwyczaj tworzysz listę zadań, które musisz wykonać, i szeregujesz je pod względem ważności? Czy wcześniej ustalasz wykonywanie różnych zadań?

Jeśli jeszcze tego nie próbowałaś, to nadszedł czas, aby stało się to Twoim nawykiem. Organizowanie swoich zajęć to kluczowe podejście, które pomoże Ci lepiej zarządzać Twoim czasem w bardziej skuteczny sposób.

Osoby, które nie wiedzą jak się organizować i jak radzić sobie z wieloma zadaniami, które czekają na wykonanie, zazwyczaj nie mają pojęcia od czego zacząć. Poza tym przypisują największą ważność zadaniom, które wcale nie są aż tak ważne. Robiąc to wkładają całą swoją energię i wysiłek w niewłaściwe rzeczy.

Marnujesz swój czas w Internecie

Wiele osób spędza mnóstwo czasu sprawdzając swoje portale społecznościowe lub surfując po Internecie. To stanowi spory problem, ponieważ często zapominają, że poza ekranem istnieje rzeczywistość i zadania, które muszą wykonać.

Nie umiesz mówić “nie”

Kolejny powód, który może stać za tym, że nie masz wystarczająco duża czasu, to fakt, że za bardzo ulegasz i akceptujesz zbyt wiele zadań. Koniec końców, przekraczasz swoje granice i zatracasz jakość tego, co robisz.

Dlatego też jeśli wiesz, że Twój harmonogram jest już i tak napięty, unikaj oferowania wykonywania lub przyjmowania więcej zadań niż już masz. Pierwszy krok to organizacja i rozpoznawanie swoich limitów.

Robisz wiele rzeczy na raz

Ludzie często robią wiele rzeczy na raz. Na przykład odpowiadając na e-maile rozmawiają jednocześnie przez telefon i upewniają się, że nie przypali im się obiad na kuchence.

Jeśli jesteś jedną z taki osób, nadszedł czas, aby zacząć robić rzeczy w odpowiedniej kolejności i koncentrować się na jednym zadaniu na raz.

Koncentrujesz cały swój wysiłek na jednej rzeczy

Kolejna ekstrema to wkładanie dużych ilości wysiłku, czasu i koncentracji w wykonywanie jednej rzeczy. To prowadzi do zaniedbywania innych zadań. Poświęcanie się określonej rzeczy nie jest złe, ale lepiej wykazać się skutecznością i zakończyć ją jak najszybciej.

Jeśli czujesz, że nie wykonujesz żadnych postępów wykonując dane zadanie, przerzuć się na kolejne, które znajduje się na Twojej liście priorytetów. Nie zapomnij również o zakończeniu pierwszego zadania, gdy będziesz miała na to większą ochotę i większe możliwości.

Strategie, które pomogą Ci lepiej zarządzać swoim czasem

Przyjrzyjmy się ośmiu strategiom, które mogą pomóc Ci lepiej zarządzać Twoim czasem. Niektóre z nich można ze sobą połączyć, a każda osoba będzie musiał określić, czy warto dostosować je do swojej agendy.

1. Zrób listę priorytetów, aby lepiej zarządzać swoim czasem

Poprzedniej nocy lub z samego rana spisz wszystko, co chcesz zrobić danego dnia. Następnie przypisz każdemu zadaniu priorytet.

Możesz na przykład napisać “pilne” przy zadaniach, które musisz wykonać w trakcie 24 godzin. “Ważne” umieść przy zdaniach, które muszą zostać wykonane w ciągu kilku następnych dni, zaś “niezbyt pilne” przy zadaniach, które mogą zostać wykonane później. To pomoże Ci skoncentrować się na najważniejszych zadaniach.

2. Ustal czas, jaki będziesz poświęcać na swoje zadania

Kiedy wykonasz już listę swoich obowiązków, warto byłoby w odpowiedni sposób zaplanować swój dzień. To oznacza, że każde zadanie musi mieć swoją własną przestrzeń, aby zostało wykonane w odpowiednim czasie.

Poza tym określ czas, który będzie potrzebny na ich wykonanie. Dzięki temu będziesz miała świadomość wszystkiego, co musisz zrobić i jak długo Ci to zajmie.

Postaraj się rozpocząć dzień od wykonania zadań o najwyższym priorytecie oraz stopniu trudności. Wcześniejsza pora dnia oznacza, że Twoje myśli będą jaśniejsze i będziesz miała więcej energii.

Z kolei najłatwiejsze i najbardziej mechaniczne rzeczy pozostaw na koniec dnia. Wraz z upływem dnia będziesz stawać się coraz bardziej przytłoczona. Właśnie dlatego wtedy lepiej jest robić rzeczy, które wymagają mniej wysiłku.

3. Aby lepiej zarządzać swoim czasem, unikaj odkładania zadań na później

Aby ukończyć wszystkie zadania przeznaczone na dany dzień, postaraj się najbardziej jak to możliwe unikać tracenia czasu. Prokrastynacja sprawi, że Twoje zadania zaczną się na siebie nakładać i zaczniesz odczuwać stres z tego powodu.

Zamiast tego staraj się wykonać wszystkie zadania w odpowiednim czasie, abyś była w stanie poradzić sobie z ewentualnymi komplikacjami i jednocześnie nie zaburzyć swojego harmonogramu.

4. Zawsze znajdź czas dla siebie

Nawet jeśli musisz wykonać wiele zadań, musisz zawsze mieć odrobinę czasu dla siebie. Najlepiej byłoby znaleźć go na początku dnia.

Dzięki temu poprawisz swój poziom energii i będziesz przygotowana na stawienie czoła stresowi, który może pojawić się w ciągu dnia. Podczas chwil, które przeznaczysz dla siebie, możesz na przykład medytować przez 10 do 20 minut po przebudzeniu, ćwiczyć lub zjeść zdrowe i pożywne śniadanie.

5. Przygotuj to co możesz poprzedniego wieczoru

Kolejny sposób na lepsze zarządzanie czasem to optymalizacja czasu, który masz rano. W tym celu poprzedniego wieczoru przygotuj swoje ubrania, jedzenie na kolejny dzień oraz materiały, których będziesz używać.

To uchroni Cię przed bieganiem wokół szukając potrzebnych rzeczy lub przygotowując to, czego potrzebujesz, aby rozpocząć dzień.

6. Utrzymuj porządek w przestrzeni, w które pracujesz

Porządek i czystość w miejscu pracy sprawia, że ludzie czują się komfortowo i są bardziej produktywni. Unikaj marnowania czasu w poszukiwaniu rzeczy pośród bałaganu.

Bez względu na to, gdzie znajduje się Twoja przestrzeń do pracy, musisz zawsze zadbać o to, aby było czyste i uporządkowane.

7. Wyeliminuj to, co może Cię rozpraszać

Jedne z największych rozpraszaczy to media społecznościowe oraz wysyłanie wiadomości za pomocą urządzeń elektronicznych. Podczas pracy musimy wystrzegać się takich nawyków, ponieważ mogą one nas rozpraszać.

Jeśli sprawia Ci to trudność, możesz używać różnych aplikacji do blokowania mediów społecznościowych lub osobistego maila podczas pracy.

8. Aby lepiej zarządzać swoim czasem, wcześniej kładź się spać

Właściwa ilość snu odgrywa kluczową rolę gdy chcesz zarządzać swoim czasem we właściwy sposób. Dlatego też postaraj się kłaść się spać wcześniej, zanim wybije 22.

Dzięki temu będziesz cieszyła się korzyściami płynącymi ze snu i łatwiej się budziła.

Zarządzanie czasem wymaga wytrwałości

Problem nie tkwi w tym, że dzień ma za mało godzin. Chodzi o to, aby być w stanie jak najlepiej zorganizować i zaplanować czas, który posiadasz.

Kluczową rolę odgrywa również świadomość własnych możliwości i ograniczeń. To pomoże Ci nie przeciążać się zbyt wieloma zadaniami, których nie będziesz w stanie ukończyć.

Podsumowując, lepsze zarządzanie własnym czasem zależy od dobrej organizacji Twoich zadań oraz ich prawidłowego wypełniania. Jeśli uda Ci się to osiągnąć, zarządzanie czasem nie będzie stanowiło już dla Ciebie problemu!