Pomodoro - technika, która zwiększy Twoją produktywność

Szukasz świetnego sposobu na produktywność? Dowiedz się wszystkiego o technice Pomodoro i o tym, jak pomoże Ci ona stać się produktywnym!

W dzisiejszym konkurencyjnym i wymagającym świecie optymalizacja czasu i wysiłku jest stałą koniecznością. Prostym i skutecznym sposobem osiągnięcia tego celu jest technika Pomodoro.

Jak wyszczególniono w artykule udostępnionym przez National Institutes of Health, jest to narzędzie, którego celem jest skoncentrowana praca, ale z planowanymi przerwami pomiędzy poszczególnymi blokami. Jak ją wdrożyć? Jakie są jej zalety? Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Czym jest technika Pomodoro?

Masz za dużo zadań i za mało czasu na ich wykonanie? Masz wrażenie, że nigdy nie skończysz swojej pracy? Czy uważasz, że doba powinna mieć 40 godzin? Technika Pomodoro jest doskonałym zasobem do efektywnego zarządzania czasem pracy, który poprawia produktywność i koncentrację.

Jest to nowa metoda z lat dziewięćdziesiątych, której wynalazek przypisuje się Francesco Cirillo, który zaczął ją stosować na studiach uniwersyteckich. Nazwa wzięła się stąd, że posługiwał się kuchennym minutnikiem w kształcie pomidora.

Polega na skupieniu się na jednym, konkretnym zadaniu przez 25 minut. Te serie nieprzerwanej pracy przeplatane są krótkimi, 5-minutowymi przerwami. Po ukończeniu czterech bloków następuje dłuższa przerwa.

Z biegiem czasu sugeruje się wydłużenie czasu trwania sesji Pomodoro do maksymalnie 50 minut. Jednak bloki pracy wymagają całkowitej uwagi i koncentracji. Chodzi o to, aby pozbyć się szkodliwego nawyku odwlekania wykonywania ważnych zadań w czasie.

Dzięki temu zmniejsza się wrażenie przytłoczenia. Przerwa od czasu do czasu pozytywnie wpływa zarówno na koncentrację, jak i sprawność umysłową.

Zmniejsza nawet poczucie, że jesteśmy między młotem a kowadłem, w ciągłej walce z czasem. Najlepsze jest to, że kończymy zadanie z takim samym entuzjazmem, z jakim zaczęliśmy, i faktycznie mamy przyjemne poczucie spełnienia.

Technika Pomodoro – jak ją zastosować

Technika Pomodoro jest dość prosta. Poniżej opiszemy ten proces oraz czynniki, które należy wziąć pod uwagę, aby była skuteczna.

• Podziel swoją pracę. Najpierw podziel pracę na jak najwięcej małych zadań. A jeśli nadal wydaje się trudna do ogarnięcia, należy ją podzielić na jeszcze mniejsze segmenty.
• Zrób listę rzeczy do zrobienia i wykreślaj z niej zadania. Mamy już wyobrażenie o pracy, ile mamy do zrobienia i poszczególnych etapach. Teraz lepiej sporządzić listę, aby niczego nie pominąć. I za każdym razem, gdy w realizacji posuwamy się naprzód, skreślamy jedno pole.
• Ustaw stoper. Zegar, stoper lub minutnik stanowi podstawowe narzędzie. Kiedy zaczynamy określone zadanie, musimy zaprogramować je tak, aby dzwoniło po 25 minutach.
• Skoncentruj się tak bardzo, jak to możliwe. Kluczem do techniki Pomodoro jest to, że podczas tych 25 minut zapominamy o wszystkim innym i skupiamy się wyłącznie na wykonaniu zadania. Oznacza to, że pracujemy bez partnera, dzieci, psa, telefonu komórkowego, czy sieci społecznościowych.
• Odpocznij. Tak jak wtedy, gdy byliśmy w szkole, kiedy włącza się alarm, musimy przerwać wszystko, co robimy. Oznacz zadanie jako ukończone lub zaawansowane i zrób sobie krótką, ale zasłużoną przerwę. W czasie przerwy należy robić coś przeciwnego. Możesz zajmować się czymkolwiek innym, ale nie pracą.

Czemu służy technika Pomodoro?

Technikę Pomodoro można zastosować zarówno do nauki, jak i do pracy, ponieważ zapewnia te same korzyści w stosunku do różnych rodzajów zadań. Omówimy teraz niektóre z nich.

Przeładowanie bodźcami

Koncentracja na zadaniach akademickich lub zawodowych stała się prawdziwym wyzwaniem. Istnieje mnóstwo czynników, które mogą przerywać ciągłość pracy. Mogą to być między innymi inne czynności, rozpraszanie uwagi urządzeniami elektronicznymi czy trudności z koncentracją.

W konsekwencji istnieje tylko jeden możliwy rezultat. Jest nim niska produktywność. Technika Pomodoro stanowi natomiast doskonałą pomoc w skupieniu się na jednym zadaniu naraz. Pozwala ona skutecznie je wykonać i zredukować lub całkowicie wyeliminować czynniki rozpraszające.

Lepsze zarządzanie czasem

Badania pokazują, że w środowiskach akademickich technika Pomodoro okazała się skuteczna pod względem zarządzania czasem przeznaczonym na nabywanie wiedzy.

Co więcej, kiedy uczymy się pracować systematycznie, wiemy, co możemy osiągnąć, kontrolujemy rytm i lepiej się organizujemy, w zależności od czasu, jaki mamy do dyspozycji na całość zadania i na każdą sekcję.

Produktywność i satysfakcja

Według innego badania, w którym Pomodoro zostało użyte w rzeczywistym środowisku pracy (np. w obszarze tworzenia oprogramowania), po zastosowaniu tej techniki liczba wewnętrznych przerw znacznie się zmniejszyła. Zwiększyło to produktywność i satysfakcję pracowników.

Motywacja i zaangażowanie

Czasem problemem jest nie tylko brak czasu czy uwagi, ale również kwestie związane z zaangażowaniem i odpowiedzialnością. Być może nie zaczynamy zadania, ponieważ uważamy, że nie będziemy w stanie go ukończyć, a nie chcemy doznawać poczucia winy lub rozczarowania.

Jeśli jednak zaczniemy od zrobienia jednego kroku na raz i założymy, że każde małe zadanie jest osiągnięciem, może to również stać się zachętą do kontynuowania.

Zmniejszenie wysiłku i zmęczenia

Jeśli co jakiś czas się zatrzymujemy, mózg odpoczywa, a szanse na zmęczenie psychiczne maleją. Jeśli chodzi o aspekt fizyczny, wstając z krzesła roboczego, możemy spacerować i trochę się porozciągać, co pomaga uniknąć konsekwencji siedzącego trybu życia, takich jak między innymi rwa kulszowa, ból w talii i sztywność stawów.

Wskazówki, jak osiągnąć dobre wyniki dzięki technice Pomodoro

Stosowanie techniki Pomodoro w pracy czy w szkole nie powinno sprawiać trudności. Może jednak działać znacznie lepiej, jeśli będziesz pamiętać o następujących wskazówkach:

• Użyj tablicy do zapisywania i wizualizacji zadań.
• Tablicę można podzielić na trzy strefy (zadania oczekujące, w trakcie i zakończone).
• Można zacząć od najpilniejszego lub najprostszego, w zależności od przypadku.
• Oddal się od wszelkich źródeł rozpraszania uwagi.
• Wycisz powiadomienia telefonu komórkowego, a jeśli to możliwe, wyłącz go.
• Na koniec każdego wykonanego zadania przyznaj sobie nagrodę. Przygotuj sobie filiżankę herbaty lub kawy, ciastko lub jakąkolwiek zdrową przekąskę.
• Jeśli 25 minut upływa Ci zbyt wolno, możesz zacząć od krótszych przedziałów czasowych i stopniowo wydłużać.
• Unikaj wielozadaniowości. Oznacza to, że nie należy wykonywać wielu zadań jednocześnie.
• Określ, ile sesji Pomodoro zajmuje dana czynność.
• Nie pomijaj przerw. Przerwy są kluczem do sukcesu.

Dla kogo jest odpowiednia technika Pomodoro?

Metoda Pomodoro jest zalecana dla studentów i pracowników. W większości przypadków można ją zastosować zarówno w miejscu pracy, jak i w środowisku akademickim.

• Na przykład dla nauczyciela, który wiele godzin spędzi na sprawdzaniu testów wykonanych przez uczniów. W tym przypadku Pomodoro może pomóc uniknąć efektu przepracowania.
• Również dla muzyka, który musi ćwiczyć przez wiele godzin. Dobrze jest robić sobie od czasu do czasu krótkie przerwy.

W innych przypadkach może to jednak przynieść efekt przeciwny do zamierzonego. Dla dziennikarza, pisarza, a nawet artysty wizualnego 25 minut może nie wystarczyć, aby dostatecznie zagłębić się w temat. Zbyt szybkie zrobienie sobie przerwy może oznaczać utratę rytmu, kreatywnego przepływu lub inspiracji.

Dla tych osób najodpowiedniejsza byłaby praca przez dłuższy czas, powyżej jednej godziny. Dobrym pomysłem jest również stosowanie go według zadań: za każdym razem, gdy skończą sekcję, osoby takie mogą zrobić sobie długą przerwę.

Wreszcie, dla tych, którzy są niespokojni, korzystanie ze stopera dodaje czynnika stresującego, więc może się okazać niewłaściwe. Osoby takie mogą bardziej skupiać się na czasie niż na samym zadaniu.

Bardzo skuteczna technika w odpowiednich warunkach

W starożytności ludzie musieli pracować godzinami bez przerwy. Wraz z reformami prawa pracy w XX wieku sytuacja ta zaczęła się zmieniać, a godziny pracy były krótsze. W końcu zaczęliśmy zdawać sobie sprawę, że jesteśmy bardziej skuteczni w krótkich okresach aktywności.

Technika Pomodoro ostatecznie okazała się skuteczna dla wielu osób, chociaż nie we wszystkich przypadkach.

Oczywiście możesz ją wypróbować przez kilka dni, aby zobaczyć, jak działa lub czy trzeba ją w jakiś sposób dostosować. Warto pamiętać, że istnieją też inne techniki, które również pomagają w zarządzaniu czasem. Najważniejsze jest, aby zacząć stosować je w praktyce, zwłaszcza jeśli masz tendencję do odkładania rzeczy na później.